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Vom Excel-Chaos zum Monatsabschluss mit High-Speed in 5 Wochen

So migrierte das Unternehmen den Monatsabschluss von Excel zu SAP und verkürzte die Abgabefristen von zwölf auf acht Arbeitstage
  • Unternehmen

    Judith Geiß wurde von einem Provider beauftragt ein mittelständisches Unternehmen aus dem Bereich Unterhaltung dabei zu unterstützen einen Monatsabschluss zu beschleunigen.
  • Ausgangslage

    Das Unternehmen litt unter einem unstrukturierten Monatsabschlussprozess, der auf manuellen Excel-Tabellen basierte und zu Verzögerungen und Qualitätsproblemen führte. Dies hatte Auswirkungen auf die finanzielle Stabilität und operative Leistungsfähigkeit des Unternehmen. Damit fehlte dem Management die Basis für fundierte Entscheidungen. Darüber verschärfte die ad-hoc-Besetzung der Rolle der Head of Accounting infolge der Kündigung der bisherigen Stelleninhaberin die Situation zusätzlich, da wichtige Kenntnisse und Erfahrungen verloren gingen.

  • Herausforderungen

    Das Projekt brachte folgende Herausforderungen mit sich: Fehlende Monatsabschlüsse, Verwendung von Excel mit unzureichenden Ergebnissen, Probleme aufgrund der Implementierung von S4/Hana sowie den den Schnittstellen innerhalb SAP, mangelnde Dokumentation und Know-how-Verlust durch Kündigungen sowie krankheitsbedingten Abwesenheiten.
Lernen Sie den Interim Manager
dieses Projekts kennen

Judith Geiß

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Ziele

Herausforderungen im Projekt
  • Umstellung des Monatsabschlusses von Excel auf S4/Hana zur Steigerung der Effizienz und Genauigkeit.
  • Verkürzung der Abschlussfristen für eine schnellere Reaktions- und Entscheidungsfähigkeit des Managements.
  • Verbesserung der Datenqualität und -transparenz.

Ansatz

Der Lösungsansatz
  • Zusammenarbeit mit dem Team, um die Monatsabschlüsse schrittweise in das SAP-System zu integrieren.
  • Schulung der Mitarbeiter und Bereitstellung von Ressourcen zur Unterstützung des Übergangs
  • Implementierung von Deadlines und regelmäßigen Überprüfungen, um den Fortschritt zu verfolgen und Engpässe zu identifizieren.

Ergebnis

Erfolge und Resultate
  • Erfolgreiche Migration des Monatsabschlusses von Excel zu SAP, wodurch die Abschlussfristen von zwölf auf acht Arbeitstage verkürzt wurden.
  • Demonstration der Wirkung von Expertise und strukturiertem Projektmanagement auf die zügige Transformation von Geschäftsprozessen.
  • Steigerung der Datenqualität und -transparenz, was zu fundierten Entscheidungen seitens der Geschäftsführung führte.