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Standardprozesse im Recruiting sind tot

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Vergessen Sie alles, was Sie über Standardisierung im Recruiting gehört haben. Aus meiner Erfahrung gibt es nur wenige HR-Prozesse, die sich überhaupt standardisieren lassen. Je größer der Anteil an persönlicher Dienstleistung, desto geringer ist das Potential für eine Standardisierung. Gerade dort setzen HR-Manager aber gerne die Brechstange an. Auch Recruiting-Prozesse fallen leider diesem Trugschluss zum Opfer. Denn immer dann, wenn der Aufbau von Beziehungen entscheidend ist, sollten Sie tunlichst die Finger von einer Vereinheitlichung lassen. Erfolgreiches Recruiting ist nicht standardisiert, sondern agil.

Erfolgreiches Recruiting war schon immer agil - nur haben wir das in Ermangelung des (un)schönen Buzzwords nicht so genannt. Wer meinen letzten Beitrag zum Thema Agiles Recruiting gelesen hat, der weiß bereits, dass alles mit der passenden Einstellung beginnt. Zunächst brauchen Sie ein agiles Mindset - und das wiederum basiert auf vier Werten. Einen dieser Werte habe ich schon in meinem letzten Beitrag erklärt. Heute schauen wir uns den nächsten Wert an.

Standardprozesse lösen keine Probleme

Machen wir es gleich konkret - denn wir reden hier ja über Recruiting. Und aus diesem Blickwinkel heraus lautet einer der wichtigsten Werte im Agilen Recruiting: Funktionierende Zusammenarbeit ist wichtiger als umfassende Prozess-Dokumentation.

Was haben wir nicht in den letzten 20 Jahren alles an Arbeitszeit und -kraft in die Dokumentation unserer HR-Prozesse investiert ... Da wurden Arbeitsabläufe designt, in Flowcharts abgebildet und letztendlich als Datei-Leiche auf einem Sharepoint abgelegt. Man muss es wirklich so klar sagen. Nur wenige Unternehmen haben dieses Arbeitspaket konsequent zuende geführt. Denn dann hätte man sich nach der Dokumentation auf den schmerzhaften und langwierigen Weg der Veränderung begeben müssen. Stattdessen wurden ehemals funktionierende Abläufe per Dekret durch vermeintlich effizientere Prozesse ersetzt. Im gleichen Atemzug wurden bei dieser Vorgehensweise alle Mutationen des Standardprozesses abgeschafft und bei Androhung der öffentlichen Steinigung verboten. Das ist das genaue Gegenteil von agil.

Prozess-Standardisierung wird falsch verstanden

Die meisten Unternehmen, die ich kenne, haben "Prozess-Standardisierung" falsch verstanden. Der häufigste Auslöser für ein Re-Design der HR-Prozesse ist die Unzufriedenheit der HR-Entscheider mit den gelebten Arbeitsabläufen und deren (meist schlechten) Ergebnissen. Zu langsam, zu wenig kundenorientiert, zu teuer. Kennen Sie diese Argumente? Ganz sicher tun sie das. Nehmen wir mal das Beispiel der Kundenorientierung. Im Recruiting bedeutet Kundenorientierung nach meinem Verständnis eine uneingeschränkte Ausrichtung der Dienstleistung an den Bedürfnissen des Fachbereichs und der Kandidaten. Ein Recruiter, der diese Einstellung nicht verinnerlicht hat und nicht mit Leidenschaft lebt, der wird das auch in einem standardisierten Prozess nicht tun. Merken Sie, worauf ich hinaus will? Es beginnt immer mit dem Mindset. Und mit dieser Erkenntnis sind wir mittendrin im Agilen Recruiting. Agiles Recruiting ist kein neues Werkzeug aus der HR-Toolbox sondern eine auf grundsätzlichen Überzeugungen ruhende Arbeitsweise. Sind diese Überzeugungen nicht bereits vorhanden, dann werden effizientere Prozesse Ihnen dieses Problem nicht lösen. Im Gegenteil - Sie verstärken den inneren Widerstand der Betroffenen und setzen schlimmstenfalls eine Abwärtsspirale in Gang.

Dieses Setup brauchen Sie für Agiles Recruiting

Bevor Sie Ihre Recruiting-Prozesse allein an Effizienz-Kriterien messen, sollten Sie prüfen, ob Sie überhaupt richtig aufgestellt sind. Es ist ja kein Geheimnis mehr, dass der Bewerbermarkt sich im gleichen Maße verändert hat, wie die Umwelt für die Unternehmen generell. VUKA (Volatilität, Ungewissheit, Komplexität, Ambiguität) definiert die Parameter, auf die Sie sich mit Ihren Prozessen einstellen müssen.

Die folgenden drei Tipps geben Ihnen eine erste Indikation, worauf Sie dabei achten sollten.

  1. Wenn Sie feststellen, dass Sie mit den Recruiting-Ergebnissen nicht zufrieden sind, dann müssen Sie die Ergebnisse verbessern. Dafür müssen Sie aber zunächst die genauen Erwartungen Ihrer (internen) Kunden kennen. Nur dann können Sie überhaupt einen Abgleich vornehmen. Spekulieren Sie hier nicht, sondern messen Sie diese Erwartungen möglichst präzise. Wiederholen Sie diese "Messungen" so oft wie möglich (Stichwort Volatilität).
  2. Agiles Recruiting - ebenso wie agiles Projektmanagement - ist immer cross-funktional, d. h. es gibt nicht mehr den einen (1) Recruiter, der den gesamten Prozess alleine steuert, sondern ein Team von Beteiligten. Dieses Team besteht mindestens aus einem Vertreter des Fachbereichs, einem Vertreter aus HR - und evtl. sogar aus einem Vertreter der Kandidatenseite. Dieses Team legt die Erwartungen, das Ergebnis und - ganz wichtig - die Vorgehensweise fest (Stichwort Komplexität).
  3. Das kann im Extremfall bedeuten, dass Sie für jede Vakanz eine individuelle Methode festlegen. Jeder einzelne Schritt in diesem Ansatz wird in ganz kurzen Zeitabschnitten überprüft und ggf. auch korrigiert. Agiles Recruiting lebt von ständiger Überprüfung und ggf. Korrektur des Ansatzes. Agile Organisationen befinden sich in einem kontinuierlichen Lernmodus (Stichwort Ungewissheit).

Und denken Sie immer daran: Best practices sind past practices! Nichts ist so alt, wie die Zeitung von gestern.

Wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren möchten, sprechen Sie mich gerne an. Über Agiles Recruiting gibt es weit mehr zu berichten, als im Rahmen eines Blogbeitrages möglich ist.

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