Aufbau eines Shared-Service-Centers

Ziel war der konzeptionelle Aufbau und die Umsetzung eines zentralen Shared Service Centers (SSC) Accounting zur kaufmännischen Betreuung der europäischen Tochtergesellschaften sowie zur Stabilisierung und Optimierung der kaufmännischen Kernprozesse.

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Es erfolgte eine umfassende Analyse der bestehenden kaufmännischen Prozesse, Strukturen und Rückstände durch Interviews, Workshops und Prozessaufnahmen. Danach wurden Sofortmaßnahmen zur Stabilisierung des Tagesgeschäfts umgesetzt, um Rückstände schnellstmöglich abzubauen und erste Effizienzgewinne zu realisieren. Weiterhin erfolgte die Konzeption eines zentralen Shared Service Centers, inkl. Abbildung eines Zielbildes, Zuständigkeiten, Definition von Prozesse und Governance-Strukturen. Dabei werden alle Buchhaltungsbereiche standardisiert, Rollen klar zugewiesen und die künftige Betreuung der Tochtergesellschaften strukturiert aufgesetzt. In der nächsten Phase wurden geeignete Digitalisierungslösungen identifiziert, um Routineaufgabenzu automatisieren, Prozesse zu verschlanken und Transparenz zu erhöhen. Hierzu zählten insbesondere Tools für digitale Rechnungsverarbeitung, RPA-Lösungen, SAC-Lösungen etc. . Parallel erfolgte die schrittweise Umsetzung des SSC-Konzepts inklusive Pilotierung, Rollout und intensivem Change Management zur Begleitung der Mitarbeitenden.Ein besonderer Fokus lag auf Kommunikation, Beteiligung und Schulung, um Akzeptanz zu schaffen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

1. Strukturierte und stabile Organisation im Accounting Die kaufmännischen Abteilungen sind personell und prozessual stabil aufgestellt, mit klar definierten Rollen, Verantwortlichkeiten und Vertretungsregelungen.

2. Operative Exzellenz im Tagesgeschäft Die Rückstände in der Debitoren-, Kreditoren- und Hauptbuchhaltung sind vollständig aufgearbeitet. Durch standardisierte Prozesse und Automatisierungen ist ein reibungsloser Ablauf im Tagesgeschäft sichergestellt.

3. Etabliertes Shared Service Center Accounting Ein funktionierendes SSC betreut nun zentral die europäischen Tochtergesellschaften effizient und transparent. Schnittstellen, Zuständigkeiten und Kommunikationswege sind klar geregelt.

4. Digitalisierung und Transparenz Digitale Lösungen ermöglichen durchgängige Workflows, automatisierte Buchungen, revisionssichere Dokumentation und Echtzeit-Reporting. Dashboards liefern KPI-basierte Steuerungsdaten.

5. Deutlich höhere Mitarbeiterzufriedenheit Die Mitarbeiter fühlen sich entlastet, eingebunden und wertgeschätzt. Es herrscht Klarheit über Erwartungen, Karrierewege und Zusammenarbeit. Die Fluktuation ist deutlich gesunken.

6. Zukunftssicherheit und Skalierbarkeit Die neue Struktur ist nicht nur stabil, sondern auch auf Wachstum ausgelegt – neue Gesellschaften, Prozesse oder Volumina können effizient integriert werden.