Rechnungswesen stabilisiert und Abschlussfähigkeit sichergestellt

Vorrangiges Ziel war die fristgerechte Erstellung der Jahresabschlüsse für alle vier Gesellschaften der Unternehmensgruppe. Gleichzeitig galt es, das demotivierte und verunsicherte Team im Rechnungswesen zu stabilisieren und in die Lage zu versetzen, wieder eigenständig und strukturiert zu arbeiten. Neben der operativen Abschlussarbeit übernahm ich die Klärung und Neugestaltung zentraler Prozesse, das Coaching der Mitarbeitenden sowie die enge Abstimmung mit den Wirtschaftsprüfern. Die Bearbeitungsfrist betrug fünf Monate ab Projektstart.

Dabei war es mir wichtig, nicht nur verwaltend tätig zu sein, sondern aktiv zu gestalten – Prozesse neu zu denken, zu vereinfachen und nachhaltig im Unternehmen zu verankern.

Zum Projektstart habe ich gezielt Gespräche mit dem CFO sowie allen Mitarbeitenden im Rechnungswesen geführt, um Klarheit über Strukturen, Verantwortlichkeiten und vorhandenes Wissen zu gewinnen. Mein Anspruch war es, nicht nur vorhandene Lücken zu schließen, sondern aktiv Ordnung und Handlungsfähigkeit in einem Bereich zurückzubringen, der im Chaos versunken war.

Ich analysierte die bestehenden Prozesse – oder das, was davon übrig war – und stellte schnell fest: Es gab keine nachvollziehbare Grundlage für die Vorjahreszahlen, Wissen war fragmentiert, Verantwortung unklar. Ich übernahm die Führung, bildete neue, funktionierende Teams, etablierte tägliche Check-ins und schuf eine offene, direkte Kommunikationskultur.

Statt Altes zu reparieren, konzipierte ich einfache, transparente Prozesse, die sich am realen Arbeitsalltag der Mitarbeitenden orientieren – und schulte diese konsequent in den neuen Abläufen. So wurden aus Verwaltern wieder handelnde Personen.

Meine Arbeitsweise ist hands-on: Ich bin kein Beobachter, sondern Teil des Teams, der mit anpackt, vorangeht und Strukturen aufbaut, die bleiben. Dabei habe ich alle Änderungen eng mit der Geschäftsleitung und den Wirtschaftsprüfern abgestimmt – in regelmäßigen Jour Fixes und persönlichen Abstimmungen.

Die Jahresabschlüsse aller vier Gesellschaften wurden nicht nur fristgerecht, sondern mit zeitlichem Vorlauf für die Geschäftsleitung fertiggestellt – was eine sorgfältige Vorbereitung auf Stakeholder-Gespräche ermöglichte. Das vormals orientierungslose Team entwickelte sich zu einer verlässlichen, motivierten und schlagkräftigen Einheit, die wieder Freude an ihrer Arbeit hatte und klare Erfolgserlebnisse verbuchen konnte.

Durch die von mir eingeführten Prozesse wurde aus Chaos Struktur: Abläufe waren transparent, klar dokumentiert und wurden verlässlich eingehalten. Die Zahlenqualität stieg signifikant, sodass die Finanzdaten wieder als fundierte Entscheidungsgrundlage für andere Unternehmensbereiche dienen konnten. Jeder Mitarbeitende wusste jederzeit, was zu tun war – und konnte eigenständig arbeiten.

Besonders nachhaltig: Auch zwei Jahre nach Projektabschluss sind die von mir entwickelten Strukturen unverändert im Einsatz. Das Team erstellt Monatsabschlüsse eigenständig und bereitet Jahresabschlüsse sauber und prüfungssicher vor. Aus einem kopflosen Buchhaltungsteam wurde ein Finance-Team, auf das man sich verlassen kann – mit Struktur, Klarheit und Selbstvertrauen.