Regulatorisches QM-System bei einem Medizintechnikunternehmen
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Unternehmen
Das Kundenunternehmen ist ein im Bereich Dentalmedizin tätiges Medizintechnikunternehmen mit Sitz in der italienischen Schweiz. Das Unternehmen entwickelt und vertreibt Medizinprodukte im internationalen Markt und unterliegt strengen regulatorischen Anforderungen gemäß MDD/MDR sowie ISO-Normen. Im Fokus stand die Ausrichtung auf den europäischen und internationalen Markt mit entsprechend hohen Compliance-Anforderungen.
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Ausgangslage
Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, sein bestehendes Qualitätsmanagementsystem grundlegend zu erneuern, um den aktuellen regulatorischen Anforderungen der EU-Medizinprodukteverordnung (MDR) sowie internationalen Qualitätsstandards gerecht zu werden. Der Übergang von der alten MDD- zur neuen MDR-Regulierung erforderte eine umfassende Neustrukturierung aller qualitäts- und compliancerelevanten Prozesse. Gleichzeitig bestand dringender Handlungsbedarf hinsichtlich der Inspektions- und Auditfähigkeit des Unternehmens. Eine fehlende systematische Dokumentation sowie unklare Verantwortlichkeiten entlang der gesamten Wertschöpfungskette verschärften die Situation zusätzlich.
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Painpoints
- Veraltetes QMS nicht konform mit den Anforderungen der EU-Medizinprodukteverordnung (MDR) und internationalen Regularien
- Fehlende oder unvollständige Kerndokumente wie QM-Handbuch, Site Master File, SOPs, Work Instructions und Formulare
- Unzureichende Vorbereitung auf behördliche Inspektionen und externe Audits mit entsprechendem Risikopotenzial
- Unklare Wertschöpfungsketten- und Prozesskette ohne einheitliche Struktur und definierte Verantwortlichkeiten

Aufgabenstellung
Der Auftrag umfasste die vollständige Neudefinition und Implementierung eines regelkonformen Qualitätsmanagementsystems nach MDD/MDR und ISO-Anforderungen. Dabei sollten alle relevanten Dokumente, Prozesse und Schulungsmaßnahmen strukturiert neu aufgesetzt und priorisiert werden. Zusätzlich galt es, das Unternehmen gezielt auf bevorstehende Inspektionen und Audits vorzubereiten.
Vorgehensweise
- Systematische Analyse des bestehenden QMS sowie Identifikation von Lücken gegenüber MDR- und ISO-Anforderungen als Grundlage für einen priorisierten Maßnahmenplan
- Entwicklung eines umfassenden Master Change Transition Plans mit klaren Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Burn-Down-Charts zur Fortschrittsverfolgung
- Neuerstellung und Überarbeitung aller regulatorischen Kerndokumente: QM-Handbuch, Site Master File, SOPs, Work Instructions, Formulare und Verträge
- Definition und Dokumentation der vollständigen Wertschöpfungskettenprozesse sowie Durchführung von moderierten Workshops zur Einbindung aller relevanten Stakeholder
- Konzeption und Durchführung von Trainings zur Implementierung des neuen QMS sowie gezielte Vorbereitung der Organisation auf Inspektionen und externe Audits
Ergebnis
- Vollständig neu aufgesetztes, MDR- und ISO-konformes QMS mit lückenloser Dokumentationsstruktur, bestehend aus QM-Handbuch, Site Master File sowie einem vollständigen Inventar an SOPs, Work Instructions und Formularen
- Erfolgreiche Vorbereitung und nachweisliche Auditfähigkeit des Unternehmens gegenüber Behörden und Benannten Stellen
- Klare, dokumentierte Wertschöpfungskettenprozesse mit definierten Verantwortlichkeiten, die eine nachhaltige Qualitätssicherung im laufenden Betrieb ermöglichen
- Aufbau interner Kompetenz durch strukturierte Schulungsmaßnahmen und vollständige Übergabe eines operativ einsetzbaren QMS an das interne Team



