Aufbau eines Shared-Service-Centers

Ein weltweit tätiges chemisches Verarbeitungsunternehmen mit rund 3.000 Mitarbeitern stand nach mehreren Fluktuationswellen in den kaufmännischen Abteilungen vor einem instabilen Gesamtgefüge. Im Tagesgeschäft hatten sich erhebliche Rückstände in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, der Hauptbuchhaltung sowie im Treasury aufgebaut. Verantwortlichkeiten waren unklar definiert, bestehende Prozesse ineffizient. Die kaufmännische Betreuung der europäischen Tochtergesellschaften erfolgte zentral aus Deutschland, jedoch ohne ausreichende Struktur und mit erkennbaren Qualitätsmängeln.

Das Projekt wurde von unserem Partner im Auftrag eines Providers durchgeführt.

Weltweit tätiges chemisches Verarbeitungsunternehmen mit rund 3.000 Mitarbeitern und ca. 20 Gesellschaften in Europa und darüber hinaus; kaufmännische Betreuung der europäischen Tochtergesellschaften wurde bislang zentral aus Deutschland gesteuert.

• Erhebliche operative Rückstände in Debitoren-, Kreditoren- und Hauptbuchhaltung sowie im Treasury gefährdeten Zahlungsfähigkeit und Berichtsqualität.
• Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten in den kaufmännischen Abteilungen verhinderten eine geordnete Aufgabenerfüllung.
• Kaufmännische Betreuung der europäischen Tochtergesellschaften aus der deutschen Zentrale ohne definierte Prozesse oder strukturierte Governance.
• Mitarbeiterfluktuation hatte zu dauerhaftem Wissensverlust und fehlenden Vertretungsregelungen in zentralen Buchungsfunktionen geführt.

Der Interim Manager wurde beauftragt, ein zentrales Shared Service Center Accounting konzeptionell zu entwickeln und operativ einzuführen, das die kaufmännische Betreuung der europäischen Tochtergesellschaften übernimmt. Parallel sollten die bestehenden Kernprozesse in der Buchhaltung stabilisiert, aufgelaufene Rückstände abgebaut und die Abteilungsstruktur auf eine tragfähige Grundlage gestellt werden.

• Strukturierte Ist-Analyse der kaufmännischen Prozesse, Rückstände und Organisationsstrukturen mittels Interviews, Workshops und Prozessaufnahmen.
• Sofortmaßnahmen zur Stabilisierung des Tagesgeschäfts und priorisierter Abbau der Buchungsrückstände.
• Konzeption des Shared Service Centers mit Zielbild, Zuständigkeitsmatrix, standardisierten Prozessen und Governance-Rahmen für alle relevanten Buchhaltungsbereiche.
• Aufplanung der Betreuungsmodelle für die europäischen Tochtergesellschaften mit klar zugewiesenen Rollen und Vertretungsregelungen.
• Einführung geeigneter Digitalisierungslösungen zur Automatisierung von Routineprozessen und Erhöhung der Prozesstransparenz.

• Alle Rückstände in Debitoren-, Kreditoren- und Hauptbuchhaltung vollständig aufgearbeitet; störungsfreier Betrieb im Tagesgeschäft sichergestellt.
• Shared Service Center Accounting operativ etabliert; übernimmt seither die zentrale kaufmännische Betreuung der europäischen Tochtergesellschaften.
• Klare Rollenprofile, Verantwortlichkeiten und Vertretungsregelungen in allen Buchhaltungsbereichen implementiert.
• Routineaufgaben durch standardisierte Prozesse und Automatisierungslösungen signifikant reduziert; Prozesstransparenz messbar erhöht.