Verlagerung der HR Services in ein SSC

Ein international agierender FMCG-Konzern mit rund 16.000 Mitarbeitenden hatte seine HR-Services in ein Shared Service Center (SSC) in Polen verlagert. Die bestehenden Prozesse liefen in einem konzernweiten HR-System und sollten zentral aus dem SSC gesteuert werden. Die Umsetzung offenbarte erhebliche Lücken: Lokale Rechtsanforderungen blieben unberücksichtigt, Prozesse waren nicht ausreichend standardisiert, das SSC-Team war auf seine neue Rolle nicht vorbereitet. Die Mitarbeiterzufriedenheit mit den HR-Services sank in der Folge deutlich und erforderte strukturelle Gegenmaßnahmen.

International agierender FMCG-Konzern mit rund 16.000 Mitarbeitern in Europa; HR-Services nach Polen in ein Shared Service Center verlagert.

• Länderspezifische Rechtsanforderungen in den verlagerten HR-Prozessen unzureichend berücksichtigt.
• Fehlende Prozessstandardisierung führte zu inkonsistenter Servicequalität und erhöhtem Koordinationsaufwand.
• SSC-Team ohne das nötige Prozess-Know-how, um die übertragenen Aufgaben eigenständig zu betreiben.
• Mitarbeiterzufriedenheit mit den HR-Services auf nicht akzeptablem Niveau.

Der Interim Manager sollte die HR-Prozesse vollständig neu gestalten, lokale und rechtliche Besonderheiten integrieren und den Standardisierungsgrad auf das zulässige Maximum heben. Parallel war das SSC-Team zu befähigen, die neu definierten Prozesse eigenverantwortlich zu betreiben. Zentrales Erfolgskriterium war eine messbar gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit.

• Workshops lokal und zentral zur Identifikation von Prozesslücken, Compliance-Risiken und Schnittstellenproblemen.
• Einbindung des SSC-Teams und relevanter Stakeholder in das Prozess-Redesign zur Sicherung von Akzeptanz und operativem Know-how.
• Definition und Dokumentation verbindlicher Prozessstandards im Rahmen mehrerer parallel geführter Projekte.
• Training und Begleitung des SSC-Teams während der Einführungsphase, einschließlich Unterstützung im laufenden Betrieb.
• Steuerung des gesamten Change-Prozesses begleitend zum Tagesgeschäft, um Serviceunterbrechungen zu minimieren.

• Alle neu gestalteten HR-Prozesse innerhalb von 18 Monaten vollständig umgesetzt, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.
• Prozessstandards konzernweit dokumentiert und eingeführt; Compliance-Risiken durch lokale Rechtsvorgaben strukturell adressiert.
• Employee Satisfaction Survey: Zufriedenheit mit HR-Services auf über 70 Prozent gestiegen.
• SSC-Team agiert eigenverantwortlich nach den definierten Standards ohne externe Prozessunterstützung.