Einführung eines eProcurement-Systems

Ein multinationaler Konzern der Sanitärproduktbranche mit rund 7.500 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von ca. 1.700 Mio. € betrieb die Beschaffung von C-Materialien an seinen deutschen Standorten vollständig papierbasiert. Unklare Zuständigkeiten und eine zentrale Lagerhaltung mit Artikeln im sechsstelligen Bereich prägten die internen Prozesse. Der damit verbundene manuelle Aufwand band erhebliche personelle Ressourcen und verhinderte eine systematische Kostenkontrolle. Eine einheitliche, digitale Einkaufsstruktur fehlte.

Multinationaler Konzern der Sanitärproduktbranche mit rund 7.500 Mitarbeitern und ca. 1.700 Mio. € Jahresumsatz; drei Produktionsstandorte in Deutschland sowie Werke in Thailand und Portugal, aktiv in 130 Ländern.

• Papierbasierte Anforderung von C-Materialien verursachte hohen manuellen Bearbeitungsaufwand in den Fachabteilungen.
• Unklare Prozessstrukturen führten zu Intransparenz bei Bestellvorgängen und erschwerten eine übergreifende Steuerung.
• Zentrale Lagerhaltung mit Artikeln im sechsstelligen Bereich band Kapital und Fläche ohne bedarfsgerechte Steuerung.
• Fehlende Systemanbindung verhinderte eine konsolidierte Auswertung von Beschaffungskosten und Lieferperformance.

Der Interim Manager wurde beauftragt, ein eProcurement-System für alle deutschen Standorte einzuführen und in das bestehende SAP-System zu integrieren. Parallel sollte die Lieferantenbasis neu ausgeschrieben und rund 700 Mitarbeitende in den neuen Prozessen geschult werden. Ziel war die vollständige Ablösung der papierbasierten Beschaffung durch standardisierte, systemgestützte Einkaufsprozesse.

• Aufbau eines zentralen Projektmanagements zur Koordination aller standortübergreifenden Workstreams.
• Installation und Konfiguration des SAP-Add-Ons für die eProcurement-Funktionalität an den deutschen Standorten.
• Strukturierte Lieferantenausschreibung zur Neugestaltung der Lieferantenbasis für C-Materialien.
• Erstellung praxisorientierter Schulungsunterlagen und Durchführung von Anwenderschulungen für rund 700 Mitarbeitende.
• Sicherstellung der technischen und prozessualen Anbindung an das zentrale SAP-System des Konzerns.

• Vollständiger Wegfall der internen Lagerhaltung für C-Materialien durch bedarfsgesteuerte Direktbelieferung.
• Preisreduktion im siebenstelligen Bereich durch konsolidierte Ausschreibung und neu verhandelte Lieferantenverträge.
• Steigerung der Lieferperformance um 20 % sowie Erhöhung des DPO (Days Payable Outstanding) um 16 %.
• Einheitliche Einkaufsprozesse mit durchgängiger Kostentransparenz über alle deutschen Standorte eingeführt.