Was Interim Manager pro Tag kosten, was im Tagessatz steckt, wie sich Abrechnungsmodelle unterscheiden und welche Positionen eine Rechnung größer machen als geplant.
Wer zum ersten Mal einen Interim-Tagessatz liest, rechnet ihn gedanklich auf ein Monatsgehalt um und erschrickt. Bei 1.300 Euro am Tag und 21 Arbeitstagen sind das über 27.000 Euro im Monat, und neben einem Geschäftsführergehalt sieht das tatsächlich nach viel aus. In Gesprächen mit Geschäftsführern erlebe ich häufig, dass dieser Vergleich die Diskussion lenkt, bevor jemand über Umfang und Nutzen gesprochen hat. Wer einen Tagessatz in ein Monatsgehalt umrechnet, vergleicht zwei Größen, die nicht dasselbe messen.
Verlässliche Zahlen sind in diesem Markt dünn gesät, denn die meisten Mandate werden nicht öffentlich dokumentiert. Verbandsbefragungen unter Interim Managern nennen für 2026 Durchschnittswerte um 1.300 Euro pro Tag. Das sind Selbstauskünfte, Basis und Rücklauf sind nicht immer offengelegt, und oft bleibt offen, ob der Wert mit oder ohne Spesen und Provider-Anteil gilt. Ich nutze ihn als Orientierung und nicht als Verhandlungsgrundlage.
Die Spanne ist breit. Nach meiner Erfahrung liegen Projektleitungen häufig zwischen 1.000 und 1.500 Euro, Bereichsleitungen zwischen 1.200 und 1.800 Euro und Geschäftsführungs- oder Vorstandsrollen zwischen 1.500 und 2.500 Euro. Das sind Erfahrungswerte, keine Studienergebnisse. Mit der Seniorität steigt der Preis am stärksten, mit der Dringlichkeit ebenfalls, weil bei kurzer Frist die Auswahl kleiner und Ihre Verhandlungsposition schwächer wird. Mandate mit Organstellung oder in akuten Krisen liegen nach meiner Beobachtung eher am oberen Ende, weil das persönliche Risiko höher ist. Eine längere Laufzeit mit guter Planbarkeit macht dagegen manchen Interim Manager zu einem Abschlag bereit.
Ein selbständiger Interim Manager hat keinen Urlaubsanspruch, keinen Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und keine bezahlten Zeiten zwischen zwei Mandaten. Er trägt Altersvorsorge und Versicherungen selbst und muss neue Aufträge akquirieren, ohne dass jemand diese Zeit bezahlt. Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Bei 170 abrechenbaren Tagen im Jahr und 1.300 Euro Tagessatz ergeben sich gut 220.000 Euro Umsatz, aus denen Vorsorge, Versicherungen, Akquise und Steuern bezahlt werden. Bei einer Organbestellung sollte die Organ-D&O des Unternehmens den Interim Manager einschließen, mehr dazu im Beitrag über den Interim Manager als Geschäftsführer. Fehlt sie, schlägt sich die eigene Absicherung im Satz nieder. Bei Organbestellung oder Anstellung gilt ohnehin eine andere Kostenlogik mit Arbeitgeberanteilen und Sozialversicherung, Näheres im Beitrag zu Scheinselbständigkeit und AÜG.
Wie sieht der Vergleich mit einer Festanstellung aus? Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Ein Interim-Vertriebsleiter arbeitet sechs Monate lang vier Tage pro Woche bei Ihnen, abzüglich zwei Wochen Unterbrechung sind das 96 Tage. Bei 1.400 Euro Tagessatz ergibt das 134.400 Euro, mit 6.000 bis 8.000 Euro Reisekosten rund 140.000 Euro. Eine festangestellte Führungskraft mit 110.000 Euro Jahresgehalt kostet inklusive Arbeitgeberanteilen, Sonderzahlungen und Dienstwagen, angenommen 30 Prozent obendrauf, rund 143.000 Euro im Jahr, für denselben Zeitraum von sechs Monaten also gut 70.000 Euro. Interim kostet in diesem Beispiel ungefähr das Doppelte.
Dagegen stehen Posten, die in dieser Rechnung fehlen. Die Besetzung einer Festanstellung dauert häufig vier bis sechs Monate, das ist ein Erfahrungswert, dazu kommen Suchkosten und Einarbeitung, und bis dahin ist die Stelle leer. Wie Sie die Kosten der Vakanz berechnen und den Nutzen eines Mandats bewerten, steht im Beitrag über Kennzahlen und ROI. Interim ist also in der Regel teurer. Es rechnet sich bei einem begrenzten Bedarf, wenn jeder Monat ohne Besetzung mehr kostet als der Aufschlag.
Das Standardmodell ist die Abrechnung nach Tagessatz. Sie zahlen für Tage, an denen tatsächlich gearbeitet wurde, und kommen mit wechselnder Intensität gut zurecht, etwa vier Tage pro Woche am Anfang und einem in der Übergabe. Der Schwachpunkt ist ein theoretischer Fehlanreiz, denn ein längeres Mandat bringt mehr Honorar. Bei erfahrenen Interim Managern spielt das selten eine Rolle, weil sie von ihrem Ruf leben. Definieren Sie trotzdem Meilensteine und einen voraussichtlichen Endtermin.
Das Pauschalhonorar ist ein fester Betrag und eignet sich nur für eng abgegrenzte Ergebnisse, die der Interim Manager selbst kontrolliert, zum Beispiel die Einführung eines Warehouse-Management-Systems in zwei Lagern. Es gibt Kostensicherheit, aber sobald sich der Umfang ändert, und das tut er häufig, beginnen Nachverhandlungen. Vereinbaren Sie deshalb schriftlich, wie Änderungen behandelt werden.
Bei erfolgsabhängigen Komponenten gilt Vorsicht, und Hybridmodelle sind die Ausnahme. Was genau ist eine Kostensenkung um 15 Prozent, in welchem Zeitraum, gegen welche Basis, bereinigt um welche äußeren Einflüsse? Wenn ein Bonus, dann zusätzlich zum vollen Tagessatz und nur für Ziele, die der Interim Manager tatsächlich beeinflusst. Wer stattdessen den Tagessatz senkt und das Geld über einen Bonus zurückholen lässt, verlagert das Risiko für Ziele auf ihn, die er nicht allein kontrolliert. Mein Richtwert sind 10 bis 20 Prozent des Gesamthonorars, damit der Bonus spürbar ist und das Mandat nicht an einer Kennzahl hängt. In Sanierungsmandaten kann eine Erfolgskomponente an klaren Meilensteinen sinnvoll sein, die der Interim Manager weitgehend selbst steuert. Das Stillhalten einer Bank gehört eher nicht dazu. Weil Honorare in der Krise Anfechtungs- und Haftungsrisiken bergen, gehört die Ausgestaltung vorab zum Anwalt. Ob ein Vertragsmodell als echte Dienstleistung durchgeht, ist eine eigene Frage, die vor dem Vertragsschluss geklärt gehört.
Die meisten Überraschungen entstehen nicht beim Tagessatz, sondern darunter. Reisetage, halbe Tage, Wochenendarbeit und Reisekosten gehören vor der ersten Rechnung in den Vertrag. Üblich ist, Reisetage ab einer bestimmten Dauer als halbe Tage zu zählen und festzulegen, ab wie vielen Stunden ein halber oder ein ganzer Tag abgerechnet wird. Für Wochenend- und Feiertagsarbeit gilt häufig der reguläre Tagessatz, in Einzelfällen wird ein Aufschlag vereinbart. Welche Variante gilt, ist weniger wichtig als dass überhaupt eine gilt. Krankheit und Urlaub werden nicht bezahlt, und wie lange bei einem Ausfall der Provider Ersatz stellt, gehört ebenfalls in den Vertrag.
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: 18 Tage zu 1.600 Euro ergeben 28.800 Euro netto. Kommen 2.300 Euro Reisekosten, 1.900 Euro Hotel und ein genehmigter Samstag zu 1.600 Euro hinzu, liegt die Rechnung bei 34.600 Euro, rund ein Fünftel über dem Tagessatzprodukt. Wer mit 30.000 Euro gerechnet hat, ist überrascht, obwohl alles im Vertrag stand.
Dagegen helfen wenige Gewohnheiten. Rechnen Sie monatlich ab, damit Abweichungen bei 30.000 Euro auffallen und nicht bei 90.000. Lassen Sie den Leistungsnachweis tageweise mit Datum, Ort und Stichwort zum Ergebnis führen, ohne Uhrzeiten, denn ein Anwesenheitsnachweis kann als Indiz für eine Eingliederung gewertet werden, und am Monatsende von der Person gegenzeichnen, die die Arbeit sieht, also vom direkten Auftraggeber und nicht vom Einkauf. Vereinbaren Sie Zahlungsfristen von 14 bis 30 Tagen. Verzugszinsen im Geschäftsverkehr liegen laut § 288 BGB bei neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, und Interim Manager als Einzelunternehmer haben keine Lohnbuchhaltung, die ein Zahlungsloch auffängt.
Ist ein Provider beteiligt, steckt seine Vergütung im Endsatz. Nach meiner Erfahrung beträgt sie grob ein Viertel bis ein Drittel des Auftraggeber-Satzes, je nach Provider und Modell, ein Erfahrungswert und keine belastbare Statistik. Fragen Sie nach, worauf sich der Anteil bezieht, auf den Satz des Interim Managers oder auf Ihren Endsatz, und ob Spesen mit einem Aufschlag versehen werden. Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Bei 1.200 Euro Satz des Interim Managers und 30 Prozent Aufschlag zahlen Sie 1.560 Euro, bei 30 Prozent vom Endsatz rund 1.714 Euro. Bei 96 Tagen sind das rund 14.800 Euro Unterschied.
Bitten Sie den Provider vor Vertragsschluss um eine Beispielrechnung mit allen Positionen, das dauert wenige Minuten. Ob er die Marge offenlegt, ist seine Entscheidung, aber die Bereitschaft, die Preisstruktur zu erklären, sagt etwas über die Zusammenarbeit. Klären Sie außerdem die Zahlungsziele im Dreieck. Zahlt der Provider dem Interim Manager erst nach Zahlungseingang bei Ihnen, trifft jede Verzögerung auf Ihrer Seite eine Person, die bei Ihnen keinen Vertragspartner hat.
Der Interim Manager weist in der Regel 19 Prozent Umsatzsteuer aus, die Sie als Unternehmen in der Regel als Vorsteuer abziehen, wirtschaftlich ist das neutral. Dafür muss die Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten, sonst ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Kommt der Interim Manager aus dem Ausland, greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG, und Sie führen die Steuer selbst ab. Rechnungen sind als Buchungsbelege seit 2025 grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Das ist eine allgemeine Orientierung, für Ihren Fall klärt es Ihr Steuerberater.
Weniger beachtet wird die interne Zuordnung. Führen Sie ein Interim-Mandat im Personalbudget, wird der Vergleich mit einem Gehalt unvermeidlich und fällt zu Ungunsten des Tagessatzes aus. Im Beratungsbudget konkurriert es mit Beratern und Wirtschaftsprüfern, was ebenfalls schiefe Vergleiche erzeugt. Eine eigene Kostenart oder das Projektbudget macht die tatsächlichen Kosten sichtbar. Planen Sie außerdem das Maximalszenario: Sieht der Vertrag sechs Monate mit Verlängerungsoption vor, budgetieren Sie neun. Tritt die Verlängerung nicht ein, bleibt Geld übrig, und wenn sie eintritt, brauchen Sie keinen Nachtrag.
Verhandeln Sie mit einem Unternehmer, der einen Marktpreis kennt und Alternativen hat. Wer den Satz so weit drückt, dass die Qualität leidet, bekommt das über weniger Engagement zurück. Sprechen Sie lieber über Umfang, Meilensteine, Kündigungsfrist und Verlängerungsoption, Fristen von zwei bis vier Wochen sind nach meiner Erfahrung häufig. Liegt der Marktpreis über Ihrem Budget, fragen Sie, ob Sie diese Seniorität wirklich brauchen oder das Mandat anders schneiden können.
„Wer einen Tagessatz in ein Monatsgehalt umrechnet, vergleicht zwei Größen, die nicht dasselbe messen."