Gelb, Orange, Rot: Drei Stufen mit Fristen helfen einzuordnen, wann ein Gespräch reicht und wann eine Trennung ansteht. Und wie Sie beides sachlich führen und vertraglich vorbereiten.
Irgendwann in einem Mandat merken Sie, dass es nicht läuft. Ein Termin reißt, das Team wird still, die Erklärungen des Interim Managers klingen jede Woche ähnlich. Die häufigste Reaktion ist Abwarten in der Hoffnung, dass sich die Sache von selbst löst. Das Warten kostet jedoch Geld und Vertrauen. Das Team merkt meist früher als die Geschäftsführung, dass niemand handelt. Wie Sie erkennen, wo Sie stehen, was Sie sagen und wann eine Trennung richtig ist, beschreibe ich hier.
Nicht jedes Problem ist eine Krise. Es hilft, drei Stufen zu unterscheiden, weil jede etwas anderes verlangt und eine eigene Frist hat.
Gelb heißt Irritation. Etwas stimmt nicht, aber Sie wissen noch nicht genau, was. Ein Meilenstein wird knapp verfehlt, der Interim Manager antwortet langsamer als sonst, das Team stellt Fragen, die Sie nicht beantworten können. Hier genügt ein aufmerksames Sparring-Gespräch, in dem Sie Ihre Beobachtung aussprechen: „Mir fällt auf, dass der Meilenstein nicht gehalten hat. Was ist passiert?“ In den meisten Fällen gibt es eine Erklärung.
Orange heißt Verzögerung. Ergebnisse bleiben aus, der Zeitplan hält nicht mehr, der Interim Manager nennt Gründe, aber sie wiederholen sich. Hören Sie zum dritten Mal „Der Einkauf kooperiert nicht“, ohne dass sich etwas verändert hat, sind Sie hier. Jetzt braucht es ein Gespräch mit Beobachtung, Ziel, Frist und Folge. Orange dauert höchstens zwei Wochen: drei messbare Zusagen mit Datum, Prüfung nach 14 Tagen. Wurden sie nicht erfüllt, sind Sie bei Rot, ohne zweite Runde. Halten Sie das schriftlich fest, etwa so: „Bis zum 31. sind X und Y erledigt. Wenn nicht, kündigen wir zum nächstmöglichen Termin.“ Der Text muss zu den Kündigungsfristen im Vertrag passen, und bei einer außerordentlichen Kündigung gelten eigene Voraussetzungen, die Sie vorher prüfen lassen. Eine Frist ohne Folge ist keine Frist.
Rot heißt Vertrauensverlust. Sie haben den Eindruck, dass der Interim Manager die Lage nicht mehr im Griff hat, Sie erfahren Wichtiges von anderen, oder das Team hat sich abgewendet. Manche Auslöser führen sofort zu Rot, ohne Orange: Zahlen werden geschönt, wichtige Informationen zurückgehalten, oder Beteiligungsrechte des Betriebsrats werden trotz klarer Vorgabe im Briefing übergangen. Rot heißt: Gespräch am selben Tag, Entscheidung binnen 48 Stunden. Bei den Sofort-Auslösern sperren Sie Zugänge und Zeichnungsrechte, bevor Sie das Gespräch führen.
Viele gescheiterte Mandate bleiben zu lange auf Orange. Man führt ein Gespräch, vereinbart Maßnahmen und wartet vier Wochen, dann folgt das zweite Gespräch mit neuen Vereinbarungen. So können drei Monate vergehen, in denen das Team das Vertrauen in den Interim Manager und in Sie verliert. Woran Sie solche Signale früh erkennen, steht im Beitrag Steuerung im laufenden Mandat.
Das Gespräch folgt der Stufe. Bei Gelb fragen Sie. Beginnen Sie mit dem, was Sie beobachtet haben, ohne es zu bewerten. „Mir ist aufgefallen, dass die Ergebnisse aus Bereich X seit drei Wochen ausgeblieben sind“ ist eine Beobachtung, „Sie sind nicht engagiert genug“ ein Urteil und endet meist in einer Verteidigung. Danach fragen Sie: „Was erleben Sie?“ und hören zu. Es kann sein, dass Sie Dinge erfahren, die Sie überraschen, etwa interne Widerstände, zugesagte Ressourcen, die nie kamen, oder Entscheidungen, auf die er bei Ihnen vergeblich wartet. Ein Teil des Problems liegt dann bei Ihnen. Ob die Ursache bei ihm, bei Ihnen oder bei der Organisation liegt, zeigt sich oft erst in diesem Gespräch.
Bei Orange ist es eine klare Ansage mit Ziel, Frist und Folge, die Sie in einer kurzen Mail festhalten. Bei Rot ist es eine Ansage in drei Sätzen: die Entscheidung, der Grund, das Datum. Der Grund wird klar benannt, ohne Schuldzuweisung.
Manche Konflikte haben ihre Ursache in der Kultur des Hauses und nicht in der Fachkompetenz. Hat der Interim Manager in der Sache recht und stößt sich das Team an der Art, ist das noch kein Trennungsgrund. Es ist ein Führungsauftrag an Sie: Sie stellen sich hinter die Entscheidung und sprechen mit dem Team über den Stil. Wie Passung entsteht und woran man sie vorher prüft, beschreibt der Beitrag Passung: Warum qualifizierte Interim Manager trotzdem scheitern.
Haben Sie den Interim Manager im holländischen Modell über einen Provider beauftragt, ist der Provider Ihr Vertragspartner, und Kündigung, Fristen und mögliche Ausfallgebühren laufen mit ihm. Schließen Sie direkt mit dem Interim Manager, bleibt er es selbst. Führen Sie das Gespräch trotzdem direkt mit dem Interim Manager, richten Sie vertragliche Erklärungen aber an Ihren Vertragspartner und informieren Sie den Provider bei Rot in dem Moment, in dem Sie dem Interim Manager die Entscheidung sagen, nicht vorher.
Bei Orange kann ein Provider als Mediator helfen. Bei Rot ist Mediation vorbei. Er kennt beide Seiten, hat Ihr Briefing gelesen und kann einordnen, ob das Problem lösbar ist. Er ist aber kein Schiedsrichter und hat ein wirtschaftliches Interesse am Fortbestand des Mandats. Manche Provider sagen offen, wenn sie die Lage für nicht mehr lösbar halten, andere nicht. Prüfen Sie im Vertrag, welche Rolle er in Konflikten hat. Für das operative Sparring ersetzt er Sie nicht, denn er war nicht dabei, als der Einkaufsleiter blockiert hat. Mediation funktioniert außerdem nur, wenn beide Seiten dem Provider vertrauen.
Die Trennung beginnt im Vertrag. Wer erst im Rot-Moment nachliest, hat beim Abschluss zu wenig geregelt. Klären Sie vor Mandatsbeginn, ob es eine Probezeit mit kurzer Kündigungsfrist gibt und welche Frist danach gilt. Sinnvoll sind eine Probezeit von vier Wochen mit sieben Tagen Frist und ohne Ausfallhonorar, danach höchstens 14 Tage bis vier Wochen, das ist ein Erfahrungswert und kein Standard. Dazu gehört die außerordentliche Kündigung bei geschönten Zahlen, zurückgehaltenen Informationen und Verstößen gegen das Briefing. Nach dem Gespräch folgt die Übergabe in höchstens fünf Arbeitstagen mit eingeschränkten Zugängen, danach die Freistellung. Bei einem Provider-Mandat gehört eine Ersatzregelung dazu, also wie schnell er einen Ersatzkandidaten stellt. Die Einzelheiten hängen vom Vertragsmodell ab, im Zweifel lassen Sie sich juristisch beraten.
Halten Sie auch aus dem Auswahlprozess die Alternative im Blick. Wer den Zweitplatzierten in Kontakt gehalten hat, spart bei einer Trennung Zeit, falls er verfügbar ist.
Bringt das klärende Gespräch mit konkreten Vereinbarungen und realistischem Zeitraum keine Verbesserung, ist die Trennung der richtige Schritt, sachlich und mit klarem Grund. Viele Auftraggeber scheuen ihn. Sie rechnen aus, was das Mandat bisher gekostet hat, und folgern daraus, dass ein Abbruch nun erst recht nicht in Frage kommt. Das ist ein Denkfehler, denn die bisherigen Kosten sind versunken, und jede weitere Woche eines nicht funktionierenden Mandats kostet zusätzlich Geld und vor allem das Team, das auf Ergebnisse wartet.
Eine saubere Trennung beginnt mit der Sicherheit. Bei den Sofort-Auslösern geschieht das vor dem Gespräch, sonst am selben Tag. Entziehen Sie Zeichnungsrechte und Bankvollmachten sofort und beschränken Sie die Systemzugänge auf das, was die Übergabe braucht. Bei einer Organbestellung beschließen Sie die Abberufung und melden sie zur Eintragung im Handelsregister an, wie es der Beitrag Wenn der Interim Manager Geschäftsführer wird beschreibt. Informieren Sie bei Bedarf Bank und Aufsichtsgremium. Danach folgt die Übergabe laufender Themen mit einer Checkliste, in der Regel innerhalb von fünf Arbeitstagen und durch einen Vertreter oder Nachfolger. Betriebsrat und Team erfahren zeitnah und ehrlich die Tatsache und das Enddatum, ohne persönliche Bewertungen. Gerüchte kommen sonst schneller, als Sie informieren.
Einen Fehler beobachte ich in solchen Situationen immer wieder: Der Interim Manager bleibt noch wochenlang ohne klare Rolle im Haus, um einen geordneten Abschluss vorzutäuschen. Das verunsichert das Team und entwertet die Entscheidung. Besser sind ein klares Enddatum und die Antwort auf die Frage, wer die offenen Themen übernimmt.
Bedenken Sie auch die Wirkung nach außen. Für Interim Manager hängen Aufträge an Empfehlungen, und die Sprachregelung entscheidet mit darüber, wie das Mandat erinnert wird. Stimmen Sie ab, was Team, Provider und Geschäftspartner erfahren, benennen Sie, was erreicht wurde, und vermeiden Sie Schuldzuweisungen.
Meistens lässt sich nachvollziehen, an welcher Stelle sich die Entwicklung gedreht hat. Fragen Sie sich, ob das Briefing klar war, ob Sie Rückendeckung gegeben haben und ob Sie früh genug gesprochen haben. Halten Sie schriftlich fest, wo Sie zu spät waren, bevor Sie einen Nachfolger suchen. Das kostet zehn Minuten und spart beim nächsten Mal Wochen. Wie ein reguläres Mandat endet und was dabei an Wissen im Unternehmen bleibt, beschreibt der Beitrag Mandatsende: Übergabe, Verlängerung und was im Unternehmen bleibt.
„Eine Frist ohne Folge ist keine Frist."