Nach meiner Beobachtung vergehen bei einer Vakanz oft vier bis acht Wochen, bevor ein Unternehmen handelt. Wie dieser Ablauf aussieht, was er auslöst und welche Fragen vor der Entscheidung helfen.
Unternehmen rufen Interim Manager zu spät, und das ist keine Panne. Es ist eine Entscheidung, die niemand so nennen will. Meist läuft vorher ein Ablauf, der sich in vielen Häusern ähnlich wiederholt und jedes Mal Wochen kostet, die in keiner Planung vorkamen. Aus meiner Arbeit in HR und Compliance kenne ich diesen Ablauf gut, und ich zeige hier, woran Sie ihn erkennen und wo sich die Weichen früher stellen lassen.
Wenn eine Führungskraft ausfällt oder kündigt, ist die erste Reaktion meist die interne Lösung. Jemand springt ein, zusätzlich zur eigenen Aufgabe, und das wird als vorübergehend deklariert. Nach einigen Wochen setzt die Erkenntnis ein, dass es so nicht trägt. Dann folgt eine Phase der Hoffnung: Vielleicht beruhigt sich die Lage von selbst, vielleicht meldet sich ein Kandidat auf die ausgeschriebene Stelle, vielleicht reicht es noch bis zum Quartalsende. Erst danach fällt die Entscheidung, sich extern Hilfe zu holen.
Nach meiner Beobachtung vergehen dabei oft vier bis acht Wochen. In dieser Zeit zeigt sich meist dasselbe Bild. Die Person, die zwei Rollen trägt, arbeitet zunehmend an der Belastungsgrenze. Im Team entsteht Unruhe, weil niemand weiß, ob die Position besetzt wird und was das für die eigene Stelle bedeutet. Und die Geschäftsführung hat meist schon das Gefühl, das Thema sei in Arbeit, obwohl faktisch niemand es führt.
Das Warten fühlt sich vernünftig an. Die interne Lösung spart Geld, die Ausschreibung läuft ja schon, und ein externer Interim muss erst einmal bewilligt werden. Trotzdem hat es Folgen. Wer vier Wochen wartet, hat entschieden, vier Wochen niemanden führen zu lassen. Hinter dieser Entscheidung stehen oft Konfliktscheu, die Hoffnung auf das Quartalsende oder die Scheu vor dem Wort „Krise“ gegenüber Bank und Aufsichtsrat. Die Verantwortung dafür liegt bei der Geschäftsführung. Ein Aufsichtsrat oder Beirat sollte nachfragen, wenn eine Vakanz länger als ein paar Wochen offen bleibt.
Die Folgen lassen sich rechnen. Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Eine Gesellschaft verliert 400.000 Euro im Monat. Wird die Finanzleitung drei Monate später besetzt, sind das 1,2 Millionen Euro Drift, der Interim dagegen kostet in dieser Zeit rund 66.000 Euro Honorar (17 Tage im Monat zu 1.300 Euro). Die Vakanz ist teurer als der Interim. Dazu kommt, dass Team und Kunden die Unsicherheit spüren, lange bevor sie in den Zahlen steht. Wie sich die Kosten einer Vakanz rechnen lassen und warum die Rechnung zum Interim-Honorar gehört, beschreibt Erfolg messen.
Fällt die Finanzleitung weg, fehlen sofort drei Dinge: die Liquiditätsvorschau, der Draht zur Bank und jemand, der Zahlungen freigibt. Bankgespräche und die Berichte zu vereinbarten Kennzahlen (Covenants) haben Termine, die niemand verschiebt. Je enger die Liquidität, desto weniger Spielraum bleibt, und für die Geschäftsführung wird die Frage nach der eigenen Haftung konkret.
Dazu kommt der Jahresabschluss. Für Kapitalgesellschaften beträgt die Frist zur Aufstellung nach § 264 HGB grundsätzlich drei Monate nach Ende des Geschäftsjahres, für kleine Gesellschaften bis zu sechs Monate, sofern das einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entspricht. Das ist der harmloseste Fall. Welche Fristen und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen gelten, klären Sie im Einzelfall mit Steuerberater oder Anwalt.
Aus Sicht der Personalabteilung zeigen sich die ersten Folgen oft früher als in den Zahlen. Die Person mit der Doppelrolle sammelt Überstunden, Urlaub wird verschoben, in der Abteilung häufen sich Gespräche am Rand, ob man sich nach etwas anderem umsehen sollte. Wer gute Alternativen auf dem Arbeitsmarkt hat, handelt in solchen Phasen meist als Erster. Auch Betriebs- oder Personalrat merken früh, dass etwas nicht stimmt, und fragen nach. Verliert das Unternehmen neben der ersten Führungskraft noch eine zweite, hat das niemand eingeplant.
Ich würde drei Hinweise ernst nehmen. Die Doppelrolle dauert länger als sechs Wochen, und das Wort „vorübergehend“ fällt noch immer. Entscheidungen in einem Bereich werden regelmäßig vertagt, weil die zuständige Person gerade nicht da ist oder nicht entscheiden darf. Und die Fragen im Team werden drängender, statt weniger zu werden. Bei einer Finanzfunktion kommen harte Auslöser hinzu: Liquiditätsreichweite unter 13 Wochen, ein drohender Covenant-Bruch binnen des Quartals, Spielraum bei den Bankkennzahlen unter 10 Prozent, drei Monate in Folge EBITDA unter Plan, oder die Bank fordert zusätzliche Berichte oder Sicherheiten. Bei einem dieser Punkte rufen Sie diese Woche an.
Ein Notfallmandat entsteht, wenn etwas weggebrochen ist, etwa die Finanzleitung, ein Werksleiter mit sofortiger Kündigung oder ein Großkunde, der eskaliert. Hier zählt zuerst die Verfügbarkeit. Kommt der Anruf spät, ist die Auswahl auf die beschränkt, die gerade frei werden. Wer spät ruft, nimmt den Zweitbesten, nicht den Besten.
Ein Entwicklungsmandat betrifft eine Transformation, einen Aufbau oder eine Neuausrichtung. Der Interim soll hier gestalten. Dafür braucht es Geduld und die Bereitschaft, Bedenken im Team ernst zu nehmen, auch wenn sie das Vorhaben verzögern. Wer ein solches Vorhaben erst startet, wenn der Druck unerträglich geworden ist, macht daraus unnötig einen Notfall.
Gute Interim Manager sind meist verplant, wählen ihre Mandate selbst und sagen ab, wenn kein klar benennbares Problem vorliegt, wenn echte Entscheidungsfreiheit fehlt oder wenn die Rückendeckung der Geschäftsführung nicht ausgesprochen wird. Wer erst ruft, wenn es brennt, hat weniger Auswahl, als er denkt. Zum Kostenargument sei kurz gesagt: Ein Tag eines Interim Managers kostet deutlich mehr als ein Tag einer angestellten Führungskraft, trägt aber auch Zeiten, die bei Angestellten bezahlt werden, etwa Urlaub, Krankheit und Akquise. Die vakante Position ist dagegen nicht kostenlos.
Ein Raster ersetzt nicht das Gespräch mit den Beteiligten. Es schärft aber den Blick, bevor Sie in die Suche einsteigen.
Im Notfall entscheiden vor allem die Fragen drei und sechs, bei einem Entwicklungsvorhaben die Fragen vier und fünf. Lautet die Antwort auf Frage drei „Wochen“ und auf Frage sechs „intern hat niemand mehr die Autorität“, rufen Sie diese Woche an, nicht in vier.
Führen Sie in der Geschäftsführung diese Woche ein ehrliches Gespräch darüber, wie lange die Lage schon läuft und wer sie benennt. Auch ein Beirat, ein Aufsichtsrat oder ein befreundeter Geschäftsführer kann als Gegenüber dienen. Ob Interim überhaupt das passende Werkzeug ist, zeigt der Vergleich in Interim, Berater, Festanstellung oder Fractional, und wie Sie Ihr Problem vor dem ersten Anruf schärfen, steht in Die Diagnose vor der Suche.
Geht es bei Ihnen bereits um mehr als eine Vakanz, nämlich um Liquidität, Banken oder eine drohende Zahlungsunfähigkeit, gelten eigene Regeln. Davon handelt der Beitrag Sanierung und Krise.
„Wer vier Wochen wartet, hat entschieden, vier Wochen niemanden führen zu lassen."